• Volledige handling
  • Natuurlijk MVO!
  • 24-uurs verwerking
  • Multi doorzoekbaar
  • State of the art beveiligd

Digitaliseren Archief

Doeltreffend uw archief digitaliseren

 

Of het nu om archieven met waardevol cultuurhistorisch materiaal, (handgeschreven) medische dossiers of een financiële- en personeelsadministratie gaat, efficiënt gebruik van ruimte en bovenal data kan het verschil maken tussen nodeloos blijven dealen met ruimtegebrek, zoektochten naar kwijtgeraakte dossiers en hoofdbrekens dankzij niet te volgen archiefstructuren of… direct en accuraat reageren op archiefaanvragen, omdat ze gericht op de eisen van de toekomst zijn gedigitaliseerd door 2dA. 

 

Binnen seconden correcte data full color beschikbaar krijgen is geen droom, het is een must voor elke organisatie die - klantgericht - wil ondernemen in een toekomst die roept om verregaande kostenbesparing, efficiencyverhoging en directe - beveiligde - toegang tot informatie. Maar hoe legt u nu de basis voor dat goed functionerende digitale archief? 

 

Archief digitaliseren is meer dan goed scannen!  

Het digitaliseren van een archief houdt meer in dan een scanoplossing alleen. Door jarenlang gebruik zijn archieven onvermijdelijk onderhevig geweest aan het risico op dossiervervuiling. Documenten zijn in verkeerde dossiers teruggestoken, dossierinhouden zijn in andere mappen geraakt en niet zelden blijken gehele ordners verdwenen. Het digitaliseren van een archief door 2dA is niet alleen het moment om tot een beveiligde digitale - direct oproepbare en multi doorzoekbare - datastructuur over te gaan, het is eveneens de uitgelezen kans om - zonder herstelinspanningen voorafgaand aan digitalisering - tot dataoptimalisatie over te gaan. Dankzij de innovatieve digitaliseringprocessen van 2dA is het digitaliseren van dossiers gelijk geworden aan het optimaliseren van uw archief; Uw data wordt opdrachtafhankelijk tot wel 99.99% correct retour geleverd! 

 

Daarom archief digitaliseren met 2dA  

Beperking van archiefruimte vormt vaak de initiële motivatie om te gaan digitaliseren. Vaker blijken kostenbesparing en efficiencyverhoging echter de grote winst na een digitaliseringtraject; Door centralisering van archieven en het via internet, overal en altijd beschikbaar worden van data, krijgen - geautoriseerde - gebruikers binnen seconden benodigde informatie. 2dA voert in al haar digitaliseringen standaard dataoptimalisatie uit op zowel de originele dossiers, als de gedigitaliseerde data. Hiermee wordt ondermeer de bestaande dossiervervuiling in uw archief geminimaliseerd tot maximaal 0.01% en wordt de geleverde digitale data multi-doorzoekbaar. Daarbij wordt de herkenbaarheid van uw informatie vergroot, dankzij de standaard retourlevering van full color data door 2dA.

 

Een archief digitaliseren met 2dA kent dankzij een aantal innovatieve processen o.a. de volgende voordelen:

  • Centralisering van het archief;
  • Vanaf elke internetlocatie en binnen seconden beveiligde toegang tot de gedigitaliseerde data;
  • Uniforme archiefopbouw (door o.a. het tackelen van het zogenoemde fiets-rijwielprobleem); 
  • Tijdwinst;
    - zoektijden naar dossiers: verdwijnen
    - zoektijden binnen dossiers:gereduceerd tot seconden, afhankelijk van internetverbinding
    - hoge mate van doorzoekbaarheid: data kan al op twee alfanumerieke posities gevonden worden
    - hoge mate van herkenbaarheid: 2dA digitaliseert standaard full colour (zonder noemenswaardige vertraging in snelheid oproepbaarheid)
    - forse beperking voorwerk voor digitaliseren door opdrachtgever, want uitsluitend gerichte werkzaamheden a.g.v. beschikbaar stellen aanleverlijsten door opdrachtgever en foutenlijsten door 2dA (geen controle van fysieke dossiers voor digitaliseren nodig) 
  • Ruimtewinst, door: 
    - Afname fysieke archiefruimte
    - Beperkte dataopslagcapaciteit nodig (door unieke comprimeer- en beheermethodieken 2dA) 
  • Toename veiligheid door:

    - kantoor-, archief- en/of werkruimte: door verwijdering - vaak brandbare - archiefmateriaal

    - data: door hoge beveiligingseisen  

    - 100% traceerbaarheid gedigitaliseerde dossiers

  

Welke archiefmaterialen kunnen gedigitaliseerd

  • Medische dossiers   
  • Kinddossiers 
  • Boeken 
  • Dossiers bouwvergunningen 
  • Personeelsdossiers 
  • Financiële administratie 
  • Jaarverslagen 
  • Tekeningen in groot formaat (> dan A0) 
  • Cultuur historisch materiaal 
  • Foto’s 
  • Tekeningen 
  • (Land)kaarten 
  • Kranten en tijdschriften 
  • Overig grafisch drukwerk 
  • Overig materiaal

  

Wat zijn de kosten voor het digitaliseren van een archief?

De kosten voor het digitaliseren van archiefmateriaal zijn grotendeels afhankelijk van:

a) het aantal meters archief dat gescand moet worden;

b) de kwaliteit van de toekomstige digitale archiefmateriaal. 2dA hanteert standaard drie levels, te weten:

Level 1 - scannen

Level 2 - scannen en digitaliseren

Level 3 - scannen, digitaliseren en optimaliseren 

 

Customizing van het digitaliseringproces vindt desgewenst plaats.

 

TIP   U kunt eenvoudig inzicht krijgen in de te verwachte kosten door contact op te nemen met de 2dA-specialist. Via de contactpagina van deze site kunt u met de beantwoording van bovenstaande punten een indicatieve offerte voor het digitaliseren van uw archief opvragen.

Archief digitaliseren
 

referenties

  • Universitair Medisch Centrum Radboud (logo)
  • Korps landelijke politiediensten (logo)
  • Woningcorporatie Talis (logo)
  • Schiphol Real Estate (logo)
  • Stadsarchief Amsterdam (logo)
  • Triodos Bank (logo)
  • Luchtvaartmaatschappij Transavia.com (logo)
  • Monuta uitvaartverzorger en verzekeraar (logo)
  • SURFnet (logo)
  • Havenziekenhuis (logo)
Contact